Ausbau elektronischer Self Services für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die IT ist das ideale Instrument zur Optimierung der Personalverwaltung. Viele Dienstleistungen, die bisher papier- und formulargebunden waren, können nun „online“ und direkt von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung genutzt werden. Für diese IT-unterstützten Dienstleistungen wie z.B. die Beantragung einer Reisekostenerstattung wird der Begriff Employee Self Services (ESS) verwendet. Um die Prozesse vollständig abzubilden, werden die ESS durch Manager Self Services (MSS) z.B. für Genehmigungsschritte ergänzt.

Für die Nutzer der neuen Self Services erhöhen sich der Komfort und die Qualität. Die Auswirkungen sind für die Mitarbeiter unmittelbar spürbar und erhöhen die Akzeptanz der IT wesentlich.

Voraussetzung für den Erfolg von ESS und MSS ist die einfache und intuitive Bedienung der Anwendungen und die Möglichkeit, auf die Services technisch zugreifen zu können. Dies ist über ein zentrales Serviceportal mit Anbindung an das Personalwirtschafts­system gewährleistet. Self Service-Prozesse dienen grundsätzlich der Vereinfachung, Beschleunigung und Standardisierung von Arbeitsabläufen für alle Prozessbeteiligten (Personaladministration, Mitarbeiter, Führungskräfte). Die Prozessdurchlaufzeiten sind signifikant kürzer und Medienbrüche entfallen. Alle Prozessbeteiligten haben jederzeit Einblick in den aktuellen Status der Dienstleistung.

Hessen wird den Ausbau der Self Services und die damit verbundene Optimierung der Personalverwaltung konsequent fortsetzen.

Folgendes Vorhaben wurde bereits umgesetzt:

Einführung einer elektronischen Selbsterfassung für Dienstreisen sowie für Aus- und Fortbildungsreisen

Die Abrechnung der Reisekosten, des Trennungsgeldes und der Umzugskosten fand im Land Hessen überwiegend dezentral in einem papiergebundenen manuellen Verfahren statt. Zur Optimierung hat der Kabinettausschuss Verwaltungsmodernisierung 2010 beschlossen, diese Kostenabrechnungen zu automatisieren und bis 2016 bei der Hessischen Bezügestelle zu zentralisieren.

Ziel des Projektes war es, die Abrechnung aller Reisekosten mittels Selbsterfassung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vornehmen zu lassen. Dieser Self Service steht seit Projektabschluss für alle Mitarbeiter, einschließlich der Lehrerinnen und Lehrer zur Verfügung.

Mittelfristig sollen auch die vorgelagerten Genehmigungsprozesse (Dienstreise­beantragung, Wahl der Buchung von Reisemitteln und Hotels) automatisiert und somit ein umfassendes Reisemanagement aufgebaut werden.

Aktuell werden die folgenden Projekte umgesetzt:

Self Services „Abwesenheiten“

Mit Self Services „Abwesenheiten“ erfolgt die elektronische Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Gleittag bei gleichzeitiger, auto­matischer Verbuchung im Personalwirtschaftssystem.

Die Mitarbeiter stellen online über ESS einen Abwesenheitsantrag. Während der Dateneingabe werden Fehler- und Plausibilitätsprüfungen auf Basis der Daten im Backend durchgeführt. Reichen Mitarbeiter z.B. Urlaubsanträge ein, so wird automatisch überprüft, ob noch genügend Urlaubstage zur Verfügung stehen. Gleich­zeitig können die Mitarbeiter sich Übersichten über ihre bereits genommenen Urlaubstage anzeigen lassen. Der Abwesenheitsantrag wird automatisch an die jeweiligen Zuständigen zur Genehmigung unter Nutzung eines MSS weitergeleitet. Für die Genehmigung relevante Informationen können von den Zuständigen direkt eingesehen werden. Genehmigte Anträge werden automatisch im Personalwirtschafts­system verbucht.

Die Self Services für Urlaub und Dienstreisen werden bereits bei der HZD und dem HCC bereits produktiv eingesetzt.

Bewerberverfahren (eRecruiting)

Durch das in der Mitte des Jahres 2017 gestartete Umsetzungsprojekt E-Recruiting wird eine hessenweit einheitliche Personalbeschaffungslösung auf Basis des SAP E-Recruiting eingeführt, die bis zum Jahr 2019 abgeschlossen sein soll. Hessen ist derzeit das einzige Bundesland, das aufgrund der thematisch zentralen Bedeutung für die gesamte öffentliche Verwaltung ein elektronisches Bewerbermanagement vollintegriert in SAP einführt. Dabei setzt Hessen vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und des Wettbewerbs um kluge Köpfe bei der Personalbeschaffung auf eine ganzheitliche und medienbruchfreie Abbildung elektronischer und integrierter Personalbeschaffungsprozesse einschließlich einer Online-Bewerberplattform.

Die Federführung für dieses Projekt liegt bei dem Hessischen Kultusministerium, das mit rund 30.000 internen und externen Bewerbungen pro Jahr der größte Personalbeschaffer der Hessischen Landesverwaltung ist und dem Hessischen Innenministerium, das im Polizeibereich jährlich weit über 10.000 Bewerbungen steuert. Das HCC unterstützt das Projekt maßgeblich bei der fachlichen und technischen Umsetzung.

Elektronischer Bezügenachweis

Das Land Hessen ist durch die Inbetriebnahme des Serviceportals und dessen Anbindung an Intranet und Internet in der Lage, Verwaltungsprozesse portalgestützt zu implementieren. Mit Einführung des elektronischen Bezügenachweises wird dem Landesmitarbeiter die Möglichkeit gegeben, den Nachweis seiner letzten Bezügeabrechnung von einem dienstlichen oder seinem privaten PC aus über das Intranet / Internet im Portal aufzurufen und diesen bei Bedarf auszudrucken.

Insgesamt sind derzeit für einen Abrechnungsmonat ca. 150.000 Bezügenachweise für die aktiven Mitarbeiter und ca. 60.000 Bezügenachweise für Versorgungsempfänger bei einem Vollversand zu drucken und zu versenden. Mit dem elektronischen Verfahren lassen sich die Druck- und Verteilkosten sowie die Aufwände für die Erstellung von Duplikaten in den Dienststellen deutlich reduzieren.

Die Vorteile, die sich aus dem neuen Verfahren ergeben, liegen sowohl auf Seiten des Mitarbeiters wie auf Seiten des Landes Hessen als Arbeitgeber.

Die Druck- und Verteilkosten (Paketversand an Dienststellen bzw. in Einzelfällen Direktversand an Mitarbeiter) und Aufwände für die Erstellung von Duplikaten in den Dienststellen sowie die allgemeinen Kosten für die Administration des Druckzentrums können reduziert werden. Die Bezügenachweise sind permanent für die Mitarbeiter verfügbar. Es entstehen keine Wartezeiten oder Aufwände für den Mitarbeiter zum Erstellen von Duplikaten und eine Vorort-Dokumentenhaltung beim Mitarbeiter wird deshalb überflüssig.

Die Einführung des elektronischen Bezügenachweises ist für die aktiven Beschäftigten der hessischen Landesverwaltung bis Ende 2018 geplant.

Hessen-Navigator

Wie können wir Ihnen helfen? Geben Sie einen Suchbegriff ein.