eAkte: einfach für alle Anwendungen

Systematischer Ansatz: Standardisierte Lösungen für Aktenführung und Vorgangsbearbeitung

 

Ein wesentlicher Schritt hin zu einer modernen Verwaltung ist die Ablösung der Papierakte durch die elektronische Akte (E-Akte). Da heute schon der überwiegende Teil der Kommunikation innerhalb der Verwaltung und stetig zunehmend auch nach außen in elektronischer Form erfolgt, sich künftig verpflichtende Regelungen aus dem eGovernment-Gesetz, der Digitalen Agenda 2020 der Bundesregierung oder dem eJustice-Gesetz ergeben, ist die konsequente und verbindliche Einführung der E-Akte in der Hessischen Landesverwaltung für viele Bereiche naheliegend und für viele Bereiche zwingend. Die internen Prozesse der Verwaltung sollen in diesen Bereichen durchgängig digitalisiert, vernetzt und medienbruchfrei gestaltet werden.

 

Die Optimierung der eVerwaltung durch die E-Akte betrifft grundsätzlich alle Arbeitsplätze in der Hessischen Landesverwaltung, an denen Akten geführt werden. Nach derzeitigem Stand sind dies ca. 23.400 Arbeitsplätze, ohne Berücksichtigung der E-Akte Nutzung im Rahmen von Fachanwendungen. Mit der E-Akte wird der Zugang zu grundlegenden Verwaltungsinformationen erleichtert, vereinfacht und beschleunigt. Dies betrifft in erster Linie verwaltungsinterne Abläufe, kann sich aber auch positiv auf Verfahren mit Bürgern, Unternehmen auswirken, sofern entsprechende Vorgänge abgelegt werden.

 

Als Grundlage für die elektronische Aktenführung mit Vorgangsbearbeitung, inkl. Anbindung von Fachanwendungen, steht ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit Kollaboration und elektronischem Archiv als verbindlicher Landesstandard LRM DMS allen Dienststellen der Landesverwaltung zur Verfügung. Die E-Akte wird in der hessischen Landesverwaltung bereits an vielen Stellen eingesetzt, ist aber noch nicht vollständig ausgerollt. 

 

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Hessisches Ministerium des Innern und für Sport
Abteilung E-Government und Verwaltungsinformatik
Programm-Management DMS
Friedrich-Ebert-Allee 12
65185 Wiesbaden
E-Mail: DMS_Programm-Management@hmdis.hessen.de

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