Optimierung Personalverwaltung

Die IT ist das ideale Instrument zur Optimierung der Personalverwaltung. Viele Dienstleistungen, die bisher papier- und formulargebunden waren, können nun „online“ und direkt von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung genutzt werden. Für diese IT-unterstützten Dienstleistungen wie z.B. die Beantragung einer Reisekostenerstattung wird der Begriff Employee Self Services (ESS) verwendet. Um die Prozesse vollständig abzubilden, werden die ESS durch Manager Self Services (MSS) z.B. für Genehmigungsschritte ergänzt.

 

Für die Nutzer der neuen Self Services erhöhen sich der Komfort und die Qualität. Die Auswirkungen sind für die Mitarbeiter unmittelbar spürbar und erhöhen die Akzeptanz der IT wesentlich.

 

Voraussetzung für den Erfolg von ESS und MSS ist die einfache und intuitive Bedienung der Anwendungen und die Möglichkeit, auf die Services technisch zugreifen zu können. Dies ist über ein zentrales Serviceportal mit Anbindung an das Personalwirtschafts­system gewährleistet. Self Service-Prozesse dienen grundsätzlich der Vereinfachung, Beschleunigung und Standardisierung von Arbeitsabläufen für alle Prozessbeteiligten (Personaladministration, Mitarbeiter, Führungskräfte). Die Prozessdurchlaufzeiten sind signifikant kürzer und Medienbrüche entfallen. Alle Prozessbeteiligten haben jederzeit Einblick in den aktuellen Status der Dienstleistung.

Hessen wird den Ausbau der Self Services und die damit verbundene Optimierung der Personalverwaltung konsequent fortsetzen. Aktuell werden die folgenden Projekte umgesetzt:

 

Zentralisierung der Reisekosten-, Trennungsgeld und Umzugskosten­abrechnung bei der HBS (ZRTU)

Die Abrechnung der Reisekosten, des Trennungsgeldes und der Umzugskosten fand im Land Hessen überwiegend dezentral in einem papiergebundenen manuellen Verfahren statt. Zur Optimierung hat der Kabinettausschuss Verwaltungsmodernisierung 2010 beschlossen, diese Kostenabrechnungen zu automatisieren und bis 2016 bei der Hessischen Bezügestelle zu zentralisieren.

Ziel des Projektes ist es, die Abrechnung aller Reisekosten mittels Selbsterfassung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vornehmen zu lassen. Mit Ausnahme der Lehrerschaft, deren technische An­bin­dung derzeit geprüft wird, sind in Hessen alle Behörden produktiv.

Mittelfristig sollen auch die vorgelagerten Genehmigungsprozesse (Dienstreise­beantragung, Wahl der Buchung von Reisemitteln und Hotels) automatisiert und somit ein umfassendes Reisemanagement aufgebaut werden.

 

Self Services „Abwesenheiten“

Mit Self Services „Abwesenheiten“ erfolgt die elektronische Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Gleittag bei gleichzeitiger, auto­matischer Verbuchung im Personalwirtschaftssystem.

Die Mitarbeiter stellen online über ESS einen Abwesenheitsantrag. Während der Dateneingabe werden Fehler- und Plausibilitätsprüfungen auf Basis der Daten im Backend durchgeführt. Reichen Mitarbeiter z.B. Urlaubsanträge ein, so wird automatisch überprüft, ob noch genügend Urlaubstage zur Verfügung stehen. Gleich­zeitig können die Mitarbeiter sich Übersichten über ihre bereits genommenen Urlaubstage anzeigen lassen. Der Abwesenheitsantrag wird automatisch an die jeweiligen Zuständigen zur Genehmigung unter Nutzung eines MSS weitergeleitet. Für die Genehmigung relevante Informationen können von den Zuständigen direkt eingesehen werden. Genehmigte Anträge werden automatisch im Personalwirtschafts­system verbucht.

 

Die Self Services für Urlaub und Gleittag werden bereits erfolgreich in einer Pilot-Dienststelle erprobt. Bei anhaltend positiven Erfahrungen wird ein Rollout auf weitere Dienststellen angestrebt.

 

Einführung der elektronischen Personalakte

Die elektronische Personalakte wird 2016/2017 zunächst als Pilot im Hessischen Ministerium des Innern und für Sport eingeführt. Nach einer angemessenen Erprobungsphase erfolgt eine Evaluierung auf deren Grundlage dann Empfehlungen für das weitere Vorgehen erarbeitet werden. Die schrittweise Umsetzung (150.000 papiergebundene Personalakten) ist bis 2025 geplant. Die elektronische Personalakte wird in das bestehende SAP-Personaldatensystem System des Landes integriert, wobei die im Landesreferenzmodell HR (LRM HR) bestehenden, mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen abgestimmten Berechtigungsstrukturen genutzt werden. Damit erhält die Personalsachbearbeitung die Möglichkeit, die Verwaltung der Daten und Dokumente vollständig in das bestehende System zu integrieren. Durch die Übernahme der bereits vorhandenen Berechtigungsstrukturen kann der Aktenversand innerhalb der hessischen Landesverwaltung zukünftig unterbleiben, der Sach­bearbeiterwechsel erfolgt durch die Änderung der Berechtigung. Des Weiteren besteht zukünftig die Möglichkeit, die elektronische Personalakte mit noch zu schaffenden automatisierten Geschäftsprozessen zu verknüpfen. 

 

Bewerberverfahren (eRecruiting)

Den potentiellen Bewerbern soll mit diesem Verfahren die Möglichkeit gegeben werden, sich über das Internet auf in Hessen ausgeschriebene Stellen zu bewerben.

Gegenwärtig wird von ca. 45.000 Bewerbungen pro Jahr ausgegangen, die mit diesem Verfahren bearbeitet werden sollen.

 

Elektronischer Bezügenachweis

Das Land Hessen ist durch die Inbetriebnahme des Serviceportals und dessen Anbindung an Intranet und Internet in der Lage, Verwaltungsprozesse portalgestützt zu implementieren. Mit Einführung des elektronischen Bezügenachweises wird dem Landesmitarbeiter die Möglichkeit gegeben, den Nachweis seiner letzten Bezüge­abrechnung von einem dienstlichen oder seinem privaten PC aus über das Intranet / Internet im Portal aufzurufen und diesen bei Bedarf auszudrucken.

 

Insgesamt sind derzeit für einen Abrechnungsmonat ca. 150.000 Bezügenachweise für die aktiven Mitarbeiter und ca. 60.000 Bezügenachweise für Versorgungsempfänger bei einem Vollversand zu drucken und zu versenden. Mit dem elektronischen Verfahren lassen sich die Druck- und Verteilkosten sowie die Aufwände für die Erstellung von Duplikaten in den Dienststellen deutlich reduzieren.

Die Vorteile, die sich aus dem neuen Verfahren ergeben, liegen sowohl auf Seiten des Mitarbeiters wie auf Seiten des Landes Hessen als Arbeitgeber.

 

Die Druck- und Verteilkosten (Paketversand an Dienststellen bzw. in Einzelfällen Direktversand an Mitarbeiter) und Aufwände für die Erstellung von Duplikaten in den Dienststellen sowie die allgemeinen Kosten für die Administration des Druckzentrums können reduziert werden. Die Bezügenachweise sind permanent für die Mitarbeiter verfügbar. Es entstehen keine Wartezeiten oder Aufwände für den Mitarbeiter zum Erstellen von Duplikaten und eine Vorort-Dokumentenhaltung beim Mitarbeiter wird deshalb überflüssig.

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