Optimierung Rechnungswesen

Das Landesreferenzmodell Rechnungswesen (LRM RW) bildet die Kernprozesse des Rechnungswesens in Hessen ab. Optimierungen über die Jahre haben es zu einem effizienten Werkzeug werden lassen. Durch die zunehmenden Möglichkeiten zur Digitalisierung entsteht auch im Rechnungswesen ein weiteres großes Optimierungspotential rund um diese Kernprozesse. So können heute schon viele Prozesse im Rechnungswesen elektronisch abgebildet werden, da entweder die gesetzlichen Grundlagen zum Beispiel durch das Steuervereinfachungsgesetz bereits geschaffen wurden oder in absehbarer Zeit geschaffen werden. So bietet die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen zukünftig die Möglichkeit, für alle öffentlichen Auftraggeber, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn die elektronischen Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen.

 

Aber auch weitere interne Prozesse im Rechnungswesen können unter Nutzung der elektronischen Möglichkeiten umgestaltet und damit effizienter strukturiert werden. So können Durchlaufzeiten verkürzt und eine standardisierte Bearbeitung mit integriertem Risikomanagement etabliert werden. Aufwändige nachgelagerte Kontrollen können damit zukünftig weitestgehend entfallen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Verwaltungen werden dadurch von Routineaufgaben entlastet.

 

Liegen beispielweise zahlungsbegründende Unterlagen in Zukunft nur noch elektro­nisch vor, so bietet dies enorme Vorteile in Bezug auf Archivierung, Handling und Revisionssicherheit. Auf Basis der sofort und vollständig in den Systemen verfügbaren Daten lassen sich zudem die Finanzinformationen immer schneller und in immer höherer Qualität generieren.

 

Elektronischer Workflow für Eingangsrechnungen

Bisher erfolgte die Bearbeitung der kreditorischen Rechnungen und Gutschriften im Land Hessen überwiegend anhand des Papierbelegs, endete mit der manuellen Erfassung und der automatischen Zahlung im SAP-System für das Rechnungswesen.

 

Ab Anfang 2015 können die Eingangsrechnungen und Gutschriften vollständig elektronisch bearbeitet werden. Die in das SAP-Rechnungswesen integrierte Bearbeitung wird zunächst in einigen Buchungskreisen pilotiert und unter Nutzung der dabei gewonnenen Best-Practices in der gesamten Verwaltung des Landes Hessen ausgerollt.

Parallel dazu werden der elektronische Workflow und die zugehörigen Anwendungen um weitere Funktionalitäten erweitert, so dass zukünftig ebenfalls Rechnungen mit Bestellbezug und auch elektronisch eingehende Rechnungen vollständig elektronisch und medienbruchfrei bearbeitet werden können. Ziel ist die vollständige Bearbeitung aller eingehenden Rechnungen und Gutschriften des Landes Hessen mit einem Volumen von etwa 800.000 Stück pro Jahr.

 

Durch die Nutzung weitgehend automatisierter Verfahren sinkt die Fehlerquote und durch die Nutzung des Genehmigungsworkflows sinkt die Bearbeitungszeit pro Beleg. Mittelfristig können bisher dezentral organisierte Buchhaltungen zentralisiert werden, wodurch weitere Effizienzpotentiale realisiert werden können.

 

Fördermittelbearbeitung und Aufbau Förderkataster

Der Hessische Rechnungshof hat die Einrichtung einer zentralen Zuwendungs­datenbank angeregt. Daneben wurde im Koalitionsvertrag die Vereinbarung getroffen, ein zentrales Fördercontrolling einzurichten und die Online-Antragstellung zu prüfen. Hinzu kommt, dass die Ablösung einiger bislang genutzter Programme (sog. Vorsysteme) für die Abwicklung von Fördersachverhalten erforderlich wird. Zentrales Ziel ist die Einführung eines ressortübergreifenden einheitlichen Förderkatasters. Dazu ist es notwendig, die bisher überwiegend individuell über selbst erstellte Excel- bzw. Word-Listen gestaltete Fördermittelabwicklung landesweit durch ein softwaregestütztes Fördermittelverwaltungssystem abzulösen, um für Auswertungs- und Controllingzwecke auf eine valide und vollständige Datenbasis zurückgreifen zu können.

 

Die Umsetzung könnte mit der SAP-Komponente Grantor erfolgen, die den gesamten Förderprozess (vom Antrag über Bewilligung und Mittelabruf bis zur Verwendungsnachweisprüfung) über eine benutzerfreundliche und flexibel anpassbare Oberfläche workflowgestützt abbilden kann. Fördersachverhalte könnten dann schnell, effizient und medienbruchfrei abgewickelt werden. Die zur Buchung in SAP erforderlichen Daten würden automatisiert übergeben; dies führt zu einer Fehlerreduktion und damit zur Verbesserung der Datenqualität. Die erweiterte Datengrundlage könnte die Steuerungsmöglichkeiten optimieren und die Grundlage für ein zentrales Fördercontrolling bilden. Zur Prüfung einer landesweiten Implementierung von SAP-Grantor wurde eine interministerielle Arbeitsgruppe gebildet.

 

Optimierung der elektronischen Beschaffung

Das Land Hessen wickelt etwas mehr als ein Viertel aller Beschaffungen mit Hilfe der Funktionalitäten des SAP Supplier-Relationship-Management (SRM) innerhalb einer Standard Software ab. Volumenmäßig entspricht dies in etwa 200 Mio. Euro oder etwa 1 Mio. Bestellpositionen. Durch die integrierten Prozesse kann der interne Beschaffungsvorgang medienbruchfrei und papierlos von der Auswahl bis hin zur Warenlieferung durchgeführt werden. Im Vergleich zur manuellen Direktbestellung lässt sich dadurch eine Vielzahl von Effizienzgewinnen realisieren. Dabei beziehen sich diese Einsparungen nicht nur auf die hessische Landesverwaltung, sondern auch auf Einsparungen bei den Lieferanten des Landes Hessen. Diese erhalten Ihre Bestellanforderungen elektronisch und können die eigenen Systeme somit direkt anbinden und dadurch Lieferprozesse effizient und kostengünstig gestalten. Nicht zuletzt können die Lieferanten ihre Kosten senken und Einsparungen im Beschaffungsvorgang direkt an das Land Hessen als Auftraggeber weitergeben.

 

In den nächsten Jahren soll die Nutzung der elektronischen Beschaffung noch wesentlich gesteigert werden, so dass dann alle elektronisch abbildbaren Beschaffungsvorgänge mit den vorhandenen Systemen abgewickelt werden können. Dazu werden die eingesetzten Komponenten des Supplier-Relationship-Management (SRM) konsequent hinsichtlich Funktionalität und Standard-Prozessen weiterentwickelt. Auf dieser Basis soll ein benutzerfreundliches System entstehen, welches den Anwenderinnen und Anwendern in der Landesverwaltung bei der Nutzung einen hohen Mehrwert bietet und sie von Routineaufgaben entlastet.

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