Elektronischer Kreditorischer Gutschrifts- und Rechnungsworkflow (E-KRW)

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Graphische Darstellung des E-KRW.
Graphische Darstellung des E-KRW.

Ziel

Ziel des Projektes E-KRW ist die Einführung eines an die hessischen Landesanforderungen angepassten elektronischen Workflows für Lieferanten-Rechnungen und Gutschriften auf Basis von SAP Invoice Management by Open Text.

 

Dabei wurde E-KRW in vier Pilotbuchungskreisen der Justiz- und Finanzverwaltung zum 01. Januar 2015 produktiv gesetzt. Bisher wird der Workflow zunächst für Standardrechnungen in der Finanzbuchhaltung eingesetzt.

 

Technik

Als technische Grundlage dient neben dem zentralen SAP-ERP-Rechnungswesen das Produkt SAP Invoice Management by Open Text, welches auf die speziellen Erfordernisse der Verwaltung angepasst wurde. Die Workflowlösung bildet zugleich die technische Grundlage für eine geplante Bearbeitung elektronischer Rechnungen gem. EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vom 16. April 2014.

 

Prozess

Die Grafik (s.o.) gibt einen kurzen Überblick über den Prozess des elektronischen Workflows.

 

Im ersten Schritt werden die eingehenden Rechnungen zentral durch Scannen digitalisiert und als PDF-Dateien an das SAP-ERP übergeben. Die finale Ablage erfolgt schließlich auf der zentralen Landesarchivierungsplattform eArchiv.

 

Durch eine automatisierte Vorverarbeitung werden die Rechnungsinformationen aus der PDF-Datei ausgelesen und ein Eingangsrechnungsbeleg im Rechnungseingangsbuch erzeugt. In einem anschließenden Validierungsschritt erfolgt eine manuelle Qualitätssicherung des automatisch erzeugten Eingangsrechnungsbelegs. Anschließend wird dieser workflowgestützt zur buchhalterischen Bearbeitung weitergeleitet. Im Rahmen der Bearbeitung werden im elektronischen Prozess alle rechtlichen Anforderungen (z. B. Vier-Augen-Prinzip) berücksichtigt.

 

Nachdem die buchhalterische Bearbeitung durchgeführt wurde, startet der Genehmigungslauf in der Webanwendung (Serviceportal). Zunächst wird dem Anforderer die Rechnung zur Prüfung zugeleitet. Dieser prüft die Rechnung und korrigiert ggf. die vorgeschlagene Kontierung. Anschließend wird die Rechnung an den Genehmiger zur abschließenden Genehmigung geleitet. Mit der Genehmigung erfolgt automatisch die Buchung im Finanzwesen, einschließlich der Fortschreibung im Controlling und Haushaltsmanagement.

 

Da ab dem automatischen Auslesen alle im Prozess gewonnenen Daten im SAP-ERP erfasst sind, besteht jederzeit die Möglichkeit, den Bearbeitungsstand der Eingangsrechnungen auszuwerten. Nach Abschluss des jeweiligen Buchungsprozesses bieten Protokolle die Möglichkeit, den Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess nachzuvollziehen.

 

Nutzen

Dieser Workflow bietet mehrere Vorteile. Zunächst ermöglicht er eine papierlose elektronische Verarbeitung von Rechnungen - vom Eingang bis zur Zahlung. Damit ist ein ortsunabhängiger Zugriff auf die Rechnungsakte möglich. Durch das elektronische Auslesen der Rechnungen erfolgt eine Qualitätssteigerung, da manuelle Erfassungsfehler reduziert werden.

 

Durch die Nutzung des bestehenden Serviceportals ist eine leichte Rechnungsprüfung möglich. Innerhalb des Workflows können die jeweiligen Bearbeiter per E-Mail über die nächsten, anstehenden Prozessschritte informiert werden. Die Bearbeitung kann zeitnah erfolgen. Zahlungs- und Skontofristen werden besser eingehalten.

 

Die Einführung des E-KRW trägt zur effizienteren Bearbeitung von Rechnungen bei.

 

Ausblick

Nach einer erfolgreichen Pilotierungsphase wird der E-KRW auf weitere Buchungskreise ausgerollt. Gleichzeitig werden weitere Funktionalitäten wie z. B. die Verarbeitung elektronischer Rechnungen, Rechnung mit Bestellbezug und der EU-Standard (ZugFeRD) erweitert.

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Herr Jens Güth
Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC)
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